Organiser un apéro de Noël pour votre entreprise : guide complet

Pourquoi un verre de Noël est si important pour votre équipe

Les boissons de Noël sont le point culminant de l'année pour de nombreuses entreprises. C'est le moment où les collègues s'éloignent des délais et des projets et terminent l'année ensemble en toute décontraction. Un verre de Noël bien organisé renforce le lien d'équipe, montre l'appréciation du travail acharné et crée des souvenirs qui dureront des mois sur le lieu de travail.

Mais une fête de Noël réussie ne se produit pas toute seule. Que vous ayez une petite équipe de dix personnes ou une entreprise de trois cents employés : une bonne planification fait la différence entre une soirée inoubliable et une déception.

Commencez à planifier à temps

La règle d'or : commencez les préparatifs au moins six à huit semaines à l'avance. Les établissements et traiteurs prisés affichent très vite complets en novembre et décembre. Plus tôt vous commencerez, plus vous aurez de choix.

• 8 semaines à l'avance : déterminez le budget, trouvez un emplacement et réservez
• 6 semaines à l'avance : choisissez le thème, réservez le service de restauration, organisez les animations
• 4 semaines à l'avance : Envoyez des invitations et collectez des RSVP
• 2 semaines à l'avance : coordonner les derniers détails, créer le script
• 1 semaine à l'avance : envoyez des rappels, vérifiez les allergies et les besoins alimentaires

Conseil : envoyez vos invitations numériquement via Invitedd. De cette façon, vous avez un aperçu direct de qui vient, de qui ne peut pas venir et s'il y a des exigences alimentaires, sans avoir à envoyer d'interminables e-mails.

Choisir le bon emplacement

Le lieu détermine en grande partie l'atmosphère de votre fête de Noël. Réfléchissez bien à ce qui convient à votre entreprise. Une startup peut choisir un bar branché en centre-ville, tandis qu'une entreprise plus traditionnelle optera plus probablement pour un domaine ou un hôtel attrayant.

À quoi devez-vous faire attention lors du choix d'un emplacement :

• Capacité : assurez-vous qu'il y a suffisamment d'espace, même si tout le monde n'est pas debout en même temps
• Accessibilité : facilement accessible par les transports en commun et suffisamment de places de parking
• Ambiance : l'apparence correspond-elle au thème que vous avez en tête ?
• Installations : Y a-t-il un bon système audio, une armoire et suffisamment de toilettes ?
• Restauration : le site propose-t-il un service de restauration ou pouvez-vous faire appel à votre propre traiteur ?

Thème et décoration

Un thème donne de la cohérence à votre fête de Noël et la rend encore plus festive. Vous n'êtes pas nécessairement obligé d'opter pour un thème de Noël classique : pensez à un pays des merveilles hivernales, une fête après-ski ou une soirée glamour à Hollywood.

Thèmes populaires pour les boissons de Noël d'entreprise :

• Noël classique : rouge, vert, or, sapins de Noël et bougies
• Pays des merveilles hivernales : blanc, argent, cristaux de glace et effets de neige
• Après-ski : ambiance chalet en bois, vin chaud, fondue
• Pull de Noël laid : informel, drôle et accessible
• Gatsby/années folles : chic, doré et glamour

Quel que soit votre thème : assurez-vous qu'il se reflète dans le faire-part, la décoration et éventuellement le dress code. Un fil conducteur cohérent rend le tout professionnel et bien pensé.

Nourriture et boissons

Rien ne fait ou ne défait une fête aussi rapidement que la nourriture. Pour une fête de Noël, un walking dîner ou un buffet copieux fonctionnent souvent mieux : les invités peuvent se promener librement et discuter avec différents collègues.

Veuillez prendre en compte les points suivants :

• Demandez à l'avance vos besoins alimentaires et vos allergies. Vous pouvez facilement les inclure dans votre invitation numérique via Invitedd
• Assurez-vous qu'il existe de nombreuses options végétariennes et végétaliennes
• Proposer des boissons alcoolisées et non alcoolisées
• Pensez aux plats de saison : soupe à la citrouille, salades d'hiver, collations chaudes
• Un bar à vins chauds ou à cocktails est toujours un succès

Divertissements et activités

Une bonne boisson de Noël, c'est bien plus que de la nourriture et des boissons. Pensez à des activités qui rassemblent des collègues et proposent des sujets de discussion.

• Musique live ou DJ : un groupe jouant des classiques de Noël ou un DJ remplissant la piste de danse
• Photobooth : avec des accessoires de Noël pour des photos d'équipe amusantes
• Quiz ou bingo : un quiz d'entreprise sur l'année écoulée est toujours un succès
• Secret Santa : Demandez à vos collègues d'apporter des billets de tombola et des cadeaux à l'avance
• Karaoké : Rien ne rapproche les gens comme chanter ( désaccordé ) ensemble

Conseil de pro : adaptez le divertissement à la culture de votre entreprise. Un cabinet d'avocats a des préférences différentes de celles d'une agence de création.

Invitations et communications

Une invitation professionnelle donne le ton de la fête. Incluez la date, l’heure, le lieu, le code vestimentaire et si les partenaires sont les bienvenus. Demandez aux invités de s'inscrire pour savoir sur combien de personnes compter.

Avec Invitedd, vous pouvez créer une invitation numérique élégante qui correspond à votre thème en quelques minutes seulement. Les invités peuvent répondre immédiatement, indiquer leurs besoins alimentaires et inscrire l'événement dans leur agenda. En tant qu'organisateur, vous pouvez voir exactement qui vient dans un tableau de bord clair.

Envoyez l'invitation au moins trois à quatre semaines à l'avance et planifiez un rappel une semaine avant la fête. De cette façon, vous évitez les non-présentations et vous pouvez faire des ajustements à temps si la participation est décevante ou pas trop mauvaise.

Répartir intelligemment le budget

Le budget détermine ce qui est possible, mais une fête de Noël réussie ne doit pas nécessairement être coûteuse. Une bonne répartition du budget est plus importante que le montant total.

• Lieu : 30 à 40 % du budget
• Restauration : 30 à 35 % du budget
• Divertissement : 10 à 15 % du budget
• Décoration : 5 à 10 % du budget
• Imprévu : réservez toujours 5 à 10 % pour les coûts imprévus

Une fête de Noël sur votre propre lieu de travail avec un service de restauration organisé par vous-même peut être tout aussi agréable qu'une fête dans un lieu extérieur. En fin de compte, ce qui compte, c'est les gens, l'atmosphère et l'attention portée aux détails.